1. OBJETIVO

NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, reglamentada por los Decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y 090 de 2018, incorporados en el Decreto Único 1074 de 2015 y garantizando el derecho constitucional de hábeas data  que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos de esta organización, así como la de suprimir y revocar la autorización para el tratamiento de los datos personales que haya sido otorgada por el titular, hemos elaborado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para establecer los lineamientos necesarios que permitan el adecuado cumplimiento de las obligaciones legales consagradas en la normatividad de protección de datos personales.

  1. GENERALIDADES Y DEFINICIONES

Autorización: El titular autoriza expresamente a NATURAL VGP NUTRITION S.A.S. a realizar el tratamiento de sus datos, en especial a recolectar, almacenar, actualizar usar y suprimir sus datos personales en los términos expresados en la presente política de tratamiento de la información personal.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinable. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros etc.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el Titular.

Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas , la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Derecho al Hábeas Data: Es el derecho que tienen los Titulares a conocer, actualizar y rectificar su información personal. Este derecho lo podrán ejercer en los términos establecidos en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en la presente Política de Tratamiento de la Información Personal.

Derecho al retiro: Es el derecho que le asiste al Titular de solicitar la exclusión de su información personal recaudada por NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., en ejercicio de su actividad empresarial.

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Titular de la información: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el tratamiento de los datos personales, NATURAL VGP NUTRITION S.A.S. aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento y almacenamiento de datos personales:

  • Legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
  • Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
  • Libertad: La recolección de los datos personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
  • Veracidad o Calidad: La información sujeta al tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
  • Seguridad: Los datos personales sujetos a tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: Todas las personas que trabajan en NATURAL VGP NUTRITION S.A.S. están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en la compañía.
  1. DISPOSICIONES GENERALES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.

La citada ley aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas.

Considerando el modo de conservación de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos.

Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.

Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.

La ley exceptúa del régimen de protección (i) los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacional, la  prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, (iii) los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia; (iv) los de información periodística y otros contenidos editoriales; (v)los regulados por la Ley 1266 de 2008 (Información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y; (vi) los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.

En ese sentido, el responsable del tratamiento de datos personales es:
 

Nombre o razón social NATURAL VGP NUTRITION S.A.S.
Identificación NIT. 900474459-5
Domicilio Cali-Valle en la República de Colombia
Correo electrónico support@infinitekparis.com
Teléfono (+57) 316 691 9159
Sitio Web www.infinitekparis.com

 

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos suministrados en este documento serán tratados para los siguientes grupos de interés y propósitos:

  1. Clientes
    1. Recolectar, utilizar y almacenar la información personal para fines contractuales, en relación con la gestión, ejecución y cumplimiento de las obligaciones pactadas con el titular.
    2. Utilizar la información personal para contactar al titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
    3. Utilizar y circular la información a terceros con los cuales NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
    4. Recolectar, utilizar, almacenar y suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución de telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo.
    5. Recolectar, utilizar, circular y almacenar la información personal para fines comerciales, tales como beneficios, promociones, ofertas especiales, descuentos, campañas vigentes, eventos promocionales, escritos, imágenes, mensajes de datos, marcas aliadas y programas de las marcas propias o de los aliados.
    6. Actualizar los datos personales y brindar información relevante de los productos.
    7. Recolectar, utilizar y almacenar la información personal para responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos.
    8. Recolectar, utilizar y almacenar la información personal para la realización de estudios con fines estadísticos y de conocimiento del cliente.
    9. Utilizar y almacenar la información para contactar al titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
    10. Utilizar y almacenar la información para contactar al titular para el desarrollo de actividades relacionadas cobranzas u otros de naturaleza similar.
    11. Transferir o transmitir los datos o información parcial o total a sus aliados estratégicos o comerciales que opera en Colombia y en España, Brasil y Estados Unidos con los cuales sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
    12. Gestionar trámites de solicitudes, quejas y reclamos del cliente.
    13. Gestionar y tramitar las consultas y reclamos para el ejercicio del hábeas data del titular.
  2. Trabajadores
    1. Celebración del Contrato de Trabajo.
    2. Realización de afiliación a las entidades de Seguridad Social del trabajador y núcleo familiar.
    3. Cumplir oportunamente con las obligaciones salariales y de seguridad social y demás obligaciones contraídas en el contrato laboral.
    4. Tener datos de contacto diferentes a los del trabajador en caso de requerir notificar eventos laborales (ausencia, emergencia, accidente, entre otros), relacionadas con el trabajador.
    5. Dar cumplimiento a las normas relativas a los sistemas de administración de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
  3. Proveedores
    1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo y ejecución del objeto social de NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular los datos personales.
    2. Realizar los trámites y procedimientos para el cumplimiento de obligaciones tributarias, contables y administrativas de NATURAL VGP NUTRITION S.A.S.
    3. Gestionar la facturación y pago de servicios.
    4. Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con los proveedores.
    5. Mantener el archivo de la información de los contratos celebrados con los proveedores.
  1. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., cuenta con la autorización previa, expresa e informada del titular de los datos personales para el tratamiento de sus datos personales, la cual ha sido obtenida por los siguientes medios: (i) por escrito, (ii) de forma verbal o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La mencionada autorización podrá ser consultada por parte del titular de los datos personales en cualquier momento.

7.1. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

NATURAL VGP NUTRITION S.A.S. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contrataros para tal fin.

  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Los datos sensibles recolectados serán tratados con la siguiente finalidad:

  1. Utilizar la imagen y testimonio de consumidor satisfecho con el objetivo de preparar una campaña de mercadeo de los productos, el cual estará sujeto a la autorización previa y específica del titular, disponible en https://infinitekparis.com/autorizacion-para-uso-de-imagen-y-testimonio-de-consumidor/

NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., realizará el tratamiento de datos personales de carácter sensible, bajo los parámetros consagrados en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y bajo el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada reforzada, es decir, que se actuará con especial cuidado y diligencia en su recolección, uso, seguridad, confidencialidad o cualquier otra actividad que se realice con ellos.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado previa y expresa del titular.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 en los siguientes casos:
    1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
    2. Datos de naturaleza pública;
    3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
    4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
    5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
  1. SUMINISTRO DE LOS DATOS PERSONALES

NATURAL VGP NUTRITION S.A.S. puede suministrar los datos personales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012 a:

  1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
  2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
  1. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS POR PARTE DE LOS TITULARES

Las consultas y reclamos presentados por los titulares de los datos personales, para el ejercicio del derecho de hábeas data de conocer, actualizar, rectificar su información y suprimir o revocar la autorización, se recibirán, gestionarán y tramitarán a través de:

  1. La Gerencia General de NATURAL VGP NUTRITION S.A.S.
  2. Correo Electrónico: support@infinitekparis.com

11.1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes
  • Número de identificación
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud,
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  • Se deberá aportar el soporte respectivo que verifique la representación legal o la calidad de causahabiente.

La solicitud de consulta de información podrá realizarse por el titular o sus causahabientes, para la cual, NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Esta consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La solicitud de reclamo el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo, si este resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., realiza el tratamiento de los datos personales, con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a la información, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la misma. Lo anterior, a través del sistema de administración de riesgos, que permite a esta organización identificar, medir, controlar y monitorear todos aquellos hechos o situaciones que puedan incidir en la debida administración del riesgo a que están expuestos los datos personales.

El reporte de los incidentes de seguridad deberá realizarse a través del Registro Nacional de bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada.

NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., guarda la información bajo redes seguras, a las cuales sólo puede acceder un número limitado de personas con derechos especiales de acceso a dichos sistemas.

Adicionalmente, NATURAL VGP NUTRITION S.A.S. podrá realizar auditorías internas o externas y diseñar protocolos de gestión de incidentes de seguridad.

  1. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., conservará la información personal, durante el tiempo razonable, necesario y de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento; atendiendo los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

  1. POLÍTICAS
    1. Cumplir con toda la normatividad vigente que dicte disposiciones para la protección de los datos personales.
    2. Toda labor de tratamiento de datos personales realizada por NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., deberá corresponder al ejercicio de su objeto social y a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular.
    3. El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Para ello, es importante que el Titular informe oportunamente sus novedades.
    4. Los datos personales solo serán tratados por los trabajadores que cuenten con permiso para ello o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la administración de esas bases de datos.
    5. La política establecida por NATURAL VGP NUTRITION S.A.S., podrá ser modificada en cualquier momento, toda modificación se realizará con apego de la normatividad legal vigente y las mismas entrarán en vigor y tendrán efectos desde su publicación.
  1. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del mes 1º de abril de 2022, con vigencia indefinida.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento de datos personales, referidos a la identificación del responsable y a las finalidades del tratamiento de datos personales señaladas en el numeral 3 del presente documento y que puedan afectar el contenido de la autorización previa del titular, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: www.infinitekparis.com

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.